Yggdrasil indoor 2019

Nous avons le projet de participer au prochain Yggdrasil indoor qui se tiendra à Eurexpo.
Une première rencontre a eu lieu. Mes notes cia-près

Yggdrasil « septembre » (parc de Chambovet), celui qu’on connait, a été créé par Montchat en fête. Bilan : 21.000 spectateurs dans le parc (14.000 l’an dernier). 6 mondes, 72 exposants, 27 troupes/exposants, 32.000 € de CA. A l’équilibre depuis deux ans. Président : Jérémy Loir

Jérémy a créé une société (Illuminations Lyon Magie, société de création de décors à la base. Par exemple, fait le bar « fumant » moléculaire à la Japan) pour organiser Yggdrasil indoor

Hall 1 d’Eurexpo, 6.000 m2.

Trois espaces :

  • Médiéval (historique)
  • Fantastique
  • Steampunk (ruelle londonienne)
    plus un « Intermondes »

Concept global : Immersion et décoration, avoir une « histoire » : divers mondes et une monarchie qui règne sur l’intermondes ==> Ne pas hésiter à intégrer du background.
Thème cette année : le Roi organiser une exposition, donc le festival cette année est une « galerie d’art ».

Idée pour la Fajira :

  • S’intégrer dans Intermondes en faisant un « mini Yggdrasil » en ayant trois parties (différenciées visuellement. L’orga s’en occupe) correspondant aux trois mondes.
  • Avoir un espace par monde, donc trois espaces.

A priori option 1.
Organisation : « Case » de base = 3x3m. On partirait sur 11 cases, soit une centaine de m2. Ce qui fait 25 tables environ (4m2 par table). Cloison en option (basse = 1m de haut, haute = 2m) ==> Il faut qu’on dise ce qu’on veut et il le réalise pour nous.
Compensation : 350€ à partir de 16 bénévoles (ou plus) + 10 invitations pour des proches + 1 passe véhicule par tranche de 5 bénévoles.
Les bénévoles ne sont pas nourris. Mais repas de cantoche à 1 ou 2€ par repas sera peut-être prévu.
Prévoir la gestion de notre matos (chariots…)
Fourniront quelques contre marques pour le parking.

Tout doit être bouclé pour le 1er décembre (m2, nombre de tables et de bénévoles).

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C’est une idée intéressante pour Octogones potentiellement aussi.

16 bénévoles pour 9m² d’espace ? Sinon, j’ai au final du mal à comprendre quel sera le “rôle” de la FAJIRA et de ses bénévoles dans cette collaboration (avec une société).

Oups, une phrase avait sauté dans mon CR. C’est corrigé :slight_smile:

Notre rôle habituel (et statutaire): faire connaitre le jeu de société et faire de la pub pour OctoGônes. La Japan touch ou le Lyon Game Show sont aussi organisés par des entreprises, ça ne nous a pas empêché d’y être.

Ah oui, ça fait plus sens tout de suite avec 100m² :smiley:

Ok, je comprends mieux ainsi. D’ailleurs, en étant à l’inter-monde, on pourrait potentiellement faire un multi-pôle (genre cartes, plateaux et figurines, JV, autres…) placés en triangle, soit se mêlant ou avec quelque chose comme ça


Avec chaque pôle relié à un monde (tech, med, fantasy) et un despote au milieu régnant sur la zone.

C’est le même pour toute les animations Fajira

  • Faire découvrir le jeu de société (c’est l’objet de l’asso)
  • Créer du lien entre les assos de la Fajira, notamment entre les bénévoles, passer un moment convivial
  • Faire la promotions de nos assos (fly fajira)
  • Faire la promotion de nos événements, élargir notre public pour Octogônes

@Henri
est ce que vous avez aborder la question du costume/cosplay/déguisement ?

Pour le contenu on peut mélanger plateau, jdr et figurines?

Alors, il faut dire « Costumé » :slight_smile: Les bénévoles doivent tous l’être, ça fait partie de l’identité d’Yggdrasil.

On fait ce qu’on veut.

Pour tes deux questions, ça revient en fait au « projet Yggdrasil », pour lequel on doit répondre entre nous à la question du contenu que nous souhaitons et le valider avec eux avant le 1er décembre, justement pour pouvoir le gérer derrière en termes de décors, costumes etc…

Comme point de départ, je remets ce que j’avais en tête. C’est pour ouvrir la discussion (ça rejoint ce que proposait Virgil d’ailleurs.) et absolument pas pour imposer.
Voici le plan qui a servi de base à la discussion. Jérémy va l’envoyer, j’ai fait une photo en attendant.
Chaque case fait 3m de coté, donc 9m2.
Chaque zone colorée correspond à un monde (marron = Médiéval, orange = steampunk, vert = fantastique et rose = intermondes).
Au marqueur rouge, 10 cases sont délimitées, soit 90 m2. C’est l’espace Fajira. On peut demander plus si on veut. Ca fait environ 22 tables. Disons 21 si on veut faire trois espaces de 7 tables chacun, reprenant les trois mondes. A nous d’adapter les jeux (genre Time bomb sur le streampunk etc…)
A l’arrière (à droite sur la photo), on aura une cloison pour nous séparer de l’espace « conférence ».

Poursuite des discussions avec l’organisation d’Yggdrasil.
Des choses ont changé, en particulier car ils ont du changer de hall, donc refaire les plans.
Ils ont changé des trucs dans le concept aussi. L’espace Intermondes est remplacé par un espace Sorcellerie (en fait Harry Potter mais ce n’est pas dit @Stephanie :slight_smile:)

Donc (et voir le plan ci-après), plusieurs infos :

Orga générale

81m2 (9 sur 9)
16 tables - 116 chaises (j’ai demandé plus que 6 chaises par table pour faire du LGDT et autres)
Disposition : Cloisons basses (traits rouges sur le plan) et 3 portes sur 3 côtés. Un mur haut à l’arrière (2,40m) de 9 m de large (traits bleus sur le plan). Un peu de déco mise en place par eux mais rien de spécifique. Réflexion à mener rapidement de notre coté pour voir comment nous voulons exploiter cette surface murale à l’arrière
Costumes : Chacun amène le sien, Si possible dans un des thèmes mais pas obligatoire. Pour ceux qui ne veulent/peuvent pas, l’orga fournit (genre chasuble ou toge. Donner la liste des bénévoles qui ne viennent pas avec leur propre costume 15 jours avant environ. Donc date limite : 1 février). Seule contrainte : ne pas venir en costume de ville.

Voir leur « guide de l’animateur », bien foutu : https://drive.google.com/file/d/1L388T3WSmcB4SfM_Qg-oEjISNnas7gws/view

Jeux et matériel

Il faut convenir entre nous les jeux et le matériel que nous amènerons.
Pour les jeux, coller aux quatre thèmes puisque nous pensions diviser notre espace en quatre zones correspondant aux quatre mondes.
A noter que nous serons à coté de Declic Ludik (seule boutique du Festival). Je vais les contacter pour me concerter avec eux.
Voir aussi le matériel (affiches, kakémonos…) qu’on apportera. On a un bel espace d’affichage potentiel à exploiter (cf plus haut).

Accès
Pour le montage et le démontage, nous pouvons venir avec nos véhicules.
J’ai inscrit ma voiture.
Voici les instructions :
Dans le cadre du Plan Vigipirate, pour accéder à Eurexpo, chaque véhicule doit être muni d’un accès valide et nominatif pendant le montage et le démontage de la manifestation. Pour télécharger vos accès pour le festival Yggdrasil 2019, cliquez sur le lien : http://venues-webservices.gl-events.com/GLWebTickets_Venues/?OrgCode=38&Target=EXH&EvtId=8616&LangCode=FRA&Key=0x4D930AB508DB4E4A200D8AF593EFD35B
Ces pass sont à imprimer et à apposer obligatoirement derrière votre pare-brise de manière visible pendant toute la durée de leur validité. Une pièce d’identité pourra également vous être demandée. Tout véhicule sans accès valable se verra refuser l’entrée du Parc.
Pour les personnes venant en transports en commun ou taxi, merci de créer un pass pour personne non véhiculé.

Bénévoles et repas
Je pense qu’il faut partir sur une vingtaine de bénévoles. Comment organise-t-on le « recrutement » ?
Le principe d’Yggdrasil est de ne pas offrir grand chose mais de donner une subvention.
Pour notre nombre de bénévoles, cette subvention est : 350€ ; 10 invitations pour des proches et 1 pass véhicule par tranche de 5 participants.
Pour les repas (samedi midi et dimanche midi), l’orga propose un repas à 4€ par personne. C’est pas cher mais menu unique (samedi : Civet de porc médiéval avec du riz pain et compote de pomme ; dimanche : jambon cuit aux herbes accompagné de lentille et de carotte, compote de pomme). C’est pas cher mais excluant pour certains bénévoles. De plus, il faut réserver au plus tard le 7 février.
Il faut décider ce qu’on fait. Rien ? Ce que propose l’orga ? notre propre service en utilisant la subvention ? autre idée.
Un repas collectif est également organisé samedi soir à Vaulx-en-Velin, après la fermeture. 10€ par personne. Je n’ai pas de détail encore.

Commentaires et questions bienvenues bien sûr.

Super la sorcellerie !!! Les fans seront contents de trouver un univers similaire. :smiling_face_with_three_hearts::smiling_face_with_three_hearts::smiling_face_with_three_hearts::mage:

Pour les murs, on peut combiner de l’expo-art + des affiches des assos et de la Fajira.
Je revois les thèmes d’Yggdrasil avec les toyphotographes, si ça vous dit. J’en ai déjà de mon côté qui concordent.

Pour l’asso « Cercle de Stratégie », nous serons au moins deux avec Stéphane.
Si d’autres s’ajoutent, je transmettrai, avec un peu de chance on sera plus nombreux. Je connais des intéressés, reste à savoir s’ils veulent venir en visiteurs ou bénévoles.
Certains me demanderont le nombre d’heures bénévoles à faire pour se décider: ce sera combien de temps ?

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Ils viennent de me répondre qu’ils sont OK pour essayer de trouver des repas végétariens. Cool.

Ce serait bien. Attention, on a juste droit à patafix et autre fixation non dégradante.

Je dirais samedi et/ou dimanche. C’est pas OctoGônes, ce n’est pas du non stop mais 10h/19h le samedi et 10h/18h le dimanche. On ne va pas faire des tranches horaires du coup. Ceci dit, si quelqu’un ne peut faire que 14h/19h, c’est bien aussi. L’essentiel est de donner ses horaires et de s’y tenir pour qu’on s’organise correctement.

Est-ce que je peux en parler à notre AG des chats geeks ? s’il faut convaincre les gens en avance

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Bien sûr !

Hello pour les repas je suis favorable d’inviter les bénévoles avec la subvention. Si on part sur env 18 pers cela fait 144 euros.
Je demande de mon coté quels sont les intéressés dans l’asso Mission: Jeux.

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les jeux ont pour les thème: Sorcellerie/Médiéval/Steampunk/Fantastique
et les costumes Sorcellerie
c’est ça?

Pour l’appel à bénévole je prépare le message: dite moi si j’ai bon?

""Bonjour et très bonne années à tous,

Je vous mets les infos sur la prochaines animation DECOUVERTE JEUX DE SOCIETE Fajira « Yggdrasil Indor » les 16 & 17 FEVRIER 2019 à EUREXPO (samedi 10h-19h, dimanche 10-18h). https://www.yggdrasil-lyon.fr/

Il y a plusieurs zones avec plusieurs thèmes ; pour nous cela sera thème SORCELLERIE (proche Harry Potter)/FANTASTIQUE. C’est une animation COSTUMÉE : soit vous venez avec votre costume, soit l’orga vous le fournit. La Fajira prend en charge repas midi/parking/tickets tram.

Le thèmes des jeux doivent être Sorcellerie/Fantastique/Médiéval/Steampunk. Comme d’habitude n’hésitez pas à proposer vous propre jeux de plateau, rôle ou figurine dans les thèmes.

Plus d’infos sur le forum Fajira : Yggdrasil indoor 2019

Vous pouvez déjà vous inscrire sur ce tableau: 2 jours/samedi/dimanche + j’ai /je n’ai pas un costume - 20 places par jours https://docs.google.com/spreadsheets/d/19f-ne9hUtLCBwghtWE4crszEJY45xwnQKOPCuNV9tns/edit#gid=0""

Les repas du samedi & dimanche midi seront payé par la FAJIRA?

Celui du samedi soir je trouverais ça normale de le mettre au frais du bénévole car c’est optionnel.

J’ai trouvé la réponse :

La Fajira prend en charge repas/parking/tickets tram.

Mail envoyé aux bénévoles de la Triche :wink:

Ça me semble normal que la subvention serve à ça ^^

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Parfait Ismaël, sauf une chose : Nous serons dans l’espace Fantastique.
Mais ce n’est pas super important car nous animerons des jeux sur les quatre thèmes de toutes façons.
Je confirme que nous prendrons en charge comme convenu les deux repas avec la subvention (c’est pareil que pour nos autres événements en fait, les bénévoles sont nourris. La seule différence est que eux préfèrent donner une subvention plutôt que d’organiser eux-mêmes une buvette)
Préciser également que nous avons reçu 20 Pass, donc premiers bénévoles arrivés, premier servis.

Préciser également que nous avons reçu 20 Pass, donc premiers bénévoles arrivés, premier servis.

Du coup on envoi où infos sur les bénévoles motivé?

J’ai fait un google doc de mon côté pour la Triche, mais je peux clairement le diffuser à plus d’asso si vous voulez :

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