Pour toutes les questions autour du bénévolat

Bonjour à toutes et tous,

D’avance, n’hésitez pas à me dire si je suis au mauvais endroit pour poster ceci !

Visiteur d’OctoGônes depuis maintenant quelques éditions, j’ai envie de prendre part à la réussite de la prochaine mouture, du coup je me suis inscrit comme bénévole :slight_smile:
Niveau tâches je peux à peu près tout faire (à quelques exceptions près), que ce soit installer, servir à la buvette, accueillir & renseigner ou même maîtriser du jeu de rôle d’initiation avec plaisir.

En revanche, je me suis déjà engagé auprès d’un exposant (Deadcrows) à venir les aider sur quelques besoins qu’ils puissent avoir. Mais je n’en sais pas plus encore pour le moment et ils doivent me faire un retour après avoir fait le tour de leurs effectifs. S’ils n’ont pas besoin de moi sur tous les créneaux, je pourrai peut être renforcer l’équipe globale (je ne sais pas du tout comment tout ceci est organisé) ?

Quoi qu’il en soit, j’ai bien envie d’aider, que ce soit dans l’une ou l’autre option !

Bonne journée à tous,

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Salut et bienvenu :slight_smile:

Toutes les bonnes volontés sont à prendre. Pour le choix des activitéset les plages d’activité lors d’OG tu vas recevoir des mails pour t’inscrire sur un planning en fonction de tes dispo et ce que tu veux faire (fin de l’été/rentrée). Il y aura aussi une réunion d’information pour les bénévoles début septembre.

De façon général on a besoin de monde partout et en particulier à la buvette qui est très fréquentée et où tu sera toujours utile. Le jeudi et vendredi nécessite des volontaires pour l’installation de la convention. et dimanche soir pareil pour la désinstallation.

Si tu es tentée à faire le MJ @Maeve cherchait des volontaires MJ pour faire des cessions de d’escape this podacast (adapté en français) c’est une sorte d’escape/JDR (à voir pour préparer en amont si tu es intéressé).

Pour toutes ces activités tu pourras t’inscrire sur le planning dont je parlais plus haut.
Si tu as d’autre questions n’hésite pas @Gregoire et moi même ferons au mieux :slight_smile:

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Bonjour,
ce sera ma première année à Octogônes, mais j’ai plutôt une bonne expérience de bénévole buvette (2 ans en salle de concert, orga de la buvette d’un festival de cinéma, plusieurs festivals), je propose donc naturellement mon aide pour le pôle buvette - à ceci près que je ne peux garantir ma disponibilité que samedi et dimanche, je ne connais pas encore mon emploi du temps d’octobre.
Au plaisir,
A.

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Tu es le bienvenu @aurgil ! Souhaite tu t’impliquer en tant que bénévole buvette ou orga buvette?
Côté orga buvette on souhaite monter un équipe de 6 personnes (car il y a 2 buvette cette année) et on est 5 pour l’instant.

Y’a-t-il une personne ou une section du site/forum qui pourrait m’aider à y voir plus clair sur l’organisation à prévoir de mon côté (transport, logement, etc.) et ce que le festival offre en compensation pour le bénévolat (espace privé bénévole, repas, etc. ?).

Pour les prochains nouveaux et nouvelles à lire ici, voici: complétez si j’oublie ou si je me trompe. :face_with_hand_over_mouth:

  • transport, logement: chacun se gère mais il me semble avoir vu un jour un groupe FB sur ce sujet, peut-être plutôt pour les exposants, à vérifier.

  • espace privé bénévoles: oui il existe, avec quelques tables et chaises, derrière les murs donc assez bien isolé de la Convention le temps de la pause.

  • repas: offert le midi, pour ceux qui font leurs heures de bénévolat.

  • entrée offerte pour 4h de bénévolat sur la journée / ou bien les 2 jours avec 8h de bénévolat cumulé, c’étaient les conditions 2018.

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pour précision:

  • 4h de bénévolat par jour (minimum)
  • les repas bénévoles sont le vendredi midi, vendredi soir, samedi midi, samedi soir et dimanche midi
  • accès gratuit à l’eau, café thé, grignotage pour les bénévoles
    Cette année on aura une grande salle bénévole pour poser ses affaires, se reposer etc…
    @Mara @Gregoire tu confirme?
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4h donne accès à un passe 1 jour, 8h à un passe week-end. Après libre au bénévole de répartir comme il le souhaite ses heures (genre faire 2h le vendredi et 2h le samedi, mais il n’aura qu’un passe pour un seul des deux jours).

Attention la salle ne sera pas surveillée, donc poser ses affaires là bas n’y est pas forcément une bonne idée.

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Merci pour les infos Stéphanie c’est très clair :slight_smile:

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d’habitude je suis en orga générale (avec le badge Kriss) toutefois en quoi consiste le taff au pôle Escape Game stp ?
à tout bientôt

Bonne question, là c’était surtout pour recruter un orga en amont, sur la convention je pense que ce n’est pas encore bien défini ce qu’il y aura à faire, mais à priori ça sera surtout de l’accueil des gens et de l’orientation sur les bons endroits de l’espace. Il y aura peut être aussi besoin d’encadrer les jeux qu’il y aura sur le pôle.

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Merci @Mara :slight_smile:

C’est effectivement un peu plus clair maintenant :slightly_smiling_face:

Pour les plages horaires, je vais essayer de me rendre le plus disponible possible, je pense à minima couvrir le vendredi et samedi où je poserai congé. Le jeudi fin d’aprem/soirée potentiellement aussi. Dimanche je ne m’engage pas pour le moment.

Pour le MJ, je n’aurai pas assez de disponibilité en amont pour préparer un truc « en groupe », j’ai une soutenance à faire en septembre ^^’. En revanche je pourrais préparer des choses que je connais déjà assez bien de mon côté pour faire des parties d’initiation au JDR ou que sais-je.
Sinon il y aura plein de choses à faire comme tu dis, que ce soit buvette ou autre !

Bon, dans tous les cas j’attendrai 1°) le retour de Deadcrow de mon côté 2°) le planning dont tu viens de parler à priori début septembre du coup.
Faut que je m’inscrive sur une mailing list/truc du genre au préalable ou c’est déjà géré avec mon inscription ici ?

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Le formulaire que tu as utilisé pour t’inscrire c’est la mailing list donc pour le moment tu n’ as rien de plus à faire. Pour les questions de JDR et d’organisation de parties d’initiation je te laisse voir avec @Orgas_JDR .

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Salut, le jour J approche et oui, clairement, je souhaite m’impliquer en tant que bénévole buvette, mais j’ai un souci, je n’habite pas Lyon. A voir pour l’hébergement, du coup, ça conditionne un peu ma participation.

Pour l’hébergement c’est vrai que je n’ai pas vu beaucoup de mouvement sur facebook. Tu as cependant quelques posts qui sont apparus sur le groupe de l’an dernier, n’hésites pas à essayer là :wink: Sinon tu as les voies plus traditionnelles. Si la page « Hébergement » d’Octogones tu as le lien vers le facebook d’entraide et le partenariat avec l’hôtel Ibis (Hébergement | OctoGônes_Du 1 au 3 octobre 2021).
Sinon tu peux aussi voir pour un Air BnB :wink: Nous c’est ce qu’on fait avec des amis (je viens de Nice)

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Bonjour,

Pour me resituer, je suis la présidente de la Camarilla lyonnaise qui a un stand au pôle GN, et propose donc des animations durant le week end.
J’espère que je poste au bon endroit, j’avais quelques remarques ainsi que des questions notamment sur l’organisation des pass bénévole pour cette année.
En premier lieu, bravo, je suis plutôt fan de l’idée de cette année qui a pour but de limiter les abus j’imagine, et je trouve cela top.
En second temps une remarque qu’on m’a fait remonter : n’étant pas inscrite sur le forum, je n’ai eu que lors des mails l’informations sur le bénévolat et son déroulement cette année. J’ai donc transmis à mes bénévoles pour le stand mais plusieurs ne seront pas présents assez longtemps sur la convention (en plus des activités auxquelles ils prennent part pour notre association) pour fournir 4 ou 8 heures de bénévolat donc ils vont acheter leur place. Il est dommage que les préventes soient déjà terminées dans ce cas, si la plupart comprend la démarche ne renâclent pas à payer, pour certains c’est un peu problématique comme changement et ils sont un peu confus. Ils auraient souhaité, a minima, pouvoir profiter des tarifs de prévente. Sans doute y penser pour l’année prochaine en termes de communication ?

Ensuite, j’ai une question pratico-pratique sur cette gestion. J’ignore comment s’organisent les autres pôles et associations donc je vous prie de bien vouloir me pardonner si mes questions sont un peu naïves ^^’
Pour notre cas personnel, nous avons un stand à tenir (avec roulement) ce qui est assez souple. Mais nous avons également organisé des initiations et une murder. J’ai deux personnes de mon association qui ont géré ce projet et y ont passé un temps certain. Pour ces personnes là, serait il possible, en tant que gestionnaire d’activité, qu’ils soient compris d’office pour un pass bénévole et « exemptés » du quota d’heures ?
Edit : je viens de voir que les évènements de murder sont soumis à inscription de bénévoles et donc j’imagine comptent dans le quota d’heures. Je ne l’avais pas vu désolée ^^ ça va être top pour les organisateurs

J’avais une autre question : certains membres de notre association n’habitent pas Lyon ou ont des contraintes professionnelles sur le week end. néanmoins ils viendront prêter main forte sur notre stand. Du coup, il est complexe pour ces personnes là de faire le quota de bénévolats (surtout les 8h) en combinant tenue de stand et bénévolat octogones.
Serait il possible d’envisager un quota d’heures qui soit « transférable » à qqun. Par exemple, moi j’ai payé ma place, par principe (c’est un choix personnel). Je me suis également inscrite comme bénévole. Ayant déjà payé ma place, ces heures seront donc « pour le plaisir ». Le billet que cela me donnera est il nominatif ? Peut-il être fourni à une autre personne ? Peut on avoir un pool d’heures par association qui soit ensuite redistribué selon les besoins aux différents intervenants ?

C’est sans doute un peu complexe comme raisonnement mais j’avoue que certains membres de mon association s’investissent énormément et ont vraiment passé des heures à la préparation d’octogones. J’aimerais qu’ils puissent profiter un minimum de la convention :slight_smile:

Par contre, pour ceux qui pensaient juste troquer quelques heures de tenue stand pour avoir un pass gratuit, je trouve la solution parfaite et je suis ravie :smiley:

@Gregoire c’est possible de faire des arrangements?

Salut !

En fait on fonctionne comme ça pour le reste de la convention depuis plusieurs années :wink: et on essaie progressivement d’étendre ça à tous les pôles.

Oui effectivement, l’année prochaine on devrait peut être envoyer un mail de rappel quelques jours avant la fin des préventes. Après au final c’est pas forcément si intéressant financièrement vu qu’en prévente on n’a que les entrées 3 jours à 16€. Pour ceux qui font moins de 4h j’imagine qu’ils ne restent de toutes façons pas tout le week-end. Pour ceux qui font entre 4 et 8h il y a la solution de la conversion 1 jour → 3 jours : en revenant avec leur bracelet 1 jour aux entrées ils peuvent le convertir en bracelet 3 jours pour 8€.

Les billets sont techniquement nominatifs, mais on ne vérifie pas les noms donc tu peux passer ton billet sans soucis. Après quitte à filer un de tes billets ça serait plus logique de donner le billet prévente du coup (on peut même changer le nom dessus pour celui là si tu veux, même si ça sert à rien).

Faire un pool d’heures serait très compliqué à géré pour nous, et au final le bénévolat étant un investissement personnel je trouverais ça assez bizarre de faire des heures pour avoir des places gratuites pour d’autres. Par contre pour ceux qui ont passé du temps en amont de la convention je trouverais pas ça idiot de valoriser ça (genre considérer que ça compte pour 4h de bénévolat sur place), si ça correspond bien à du temps passé pour OG bien sur. @Arnaud tu en penses quoi ?

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Bonjour,

Merci pour toutes ces réponses, c’est très clair.
Pour le coup des heures c’est vraiment fortuit disons le, je conçois l’investissement personnel mais j’ai des membres qui ont passé effectivement a minima 4h pour rédiger des scenario etc… préparer des personnages. Pour eux ce serait chouette (et ce n’est pas dix personnes qui font autant ! genre deux, trois grand max).

Quant à l’investissement personnel c’est qu’effectivement, à titre personnel je choisi de faire du bénévolat car j’aime contribuer à l’effort collectif mais je choisis de payer ma place pour soutenir la Fajira aussi comme ça. Mais du coup, ça me dérange pas que cela puisse bénéficier à quelqu’un qui s’est investi mais qui ne peut pas matériellement le faire le temps du week end (habite à 3 heures de route, contraintes pro en week end…). D’où ma question.

Mais merci pour ces précisions :slight_smile:

J’avoue que j’ignorais ce fonctionnement les années précédentes (shame on me)

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