Gestion des évènements où la FAJIRA intervient

Suite du sujet GeekNIID 2019 :

Il faut pour moi avoir une gestion claire des évènements où on intervient (et ça inclue pour certains points aussi ceux qu’on organise):

  • décider en amont clairement si on y va ou pas et qui est responsable de gérer ça côté FAJIRA (pas forcément un administrateur, mais il faut une personne référente). C’est cette personne référente qui est en charge des points suivants (après elle peut bien sur déléguer)
  • écrire un blabla d’explication qu’on puisse envoyer aux bénévoles et aux assos qui récapitule ce qu’est l’évènement, ce qu’on attend des bénévoles (est-ce que c’est que de l’explication de jeux ? ou est-ce qu’il y a des trucs transverses à faire qui peuvent attirer même ceux qui ne savent pas expliquer des jeux ?), les horaires de présence, comment est géré la bouffe (si applicable), etc. Bref toutes les infos pratiques
  • faire le formulaire d’inscription pour les bénévoles. Ça peut être un sondage sur le forum ou un google form, ou autre, mais il ne faut pas que la liste des emails ou contacts des bénévoles soit accessible à tout le monde (comme décidé lors de la dernière réunion du CA)
  • Demander aux référents bénévoles et aux référents assos de transmettre ça aux deux mailing list (ou le faire directement, pas sur que l’intermédiaire serve à quelque chose). En tout cas ne pas s’attendre que ça soit fait de base si on ne demande pas.
  • Faire/demander de faire la comm sur les réseaux sociaux en relation avec le CM (@Virgil tu gère que la comm OG ou aussi la comm FAJIRA ?)
  • Assurer le suivi jusqu’au jour J des bénévoles (genre fixer le point de rendez-vous le matin)
  • S’assurer que tout est bon pour pouvoir faire l’animation (genre est-ce qu’on a des jeux si on a besoin de jeux, est-ce qu’on a les supports de comm de la FAJIRA, etc)

Vous en pensez quoi ? C’est probablement pas exhaustif.

1 « J'aime »

Pour répondre a une des reflexions d’Ismael, la plupart des associations ont deja fixé les dates d eleurs évènements vers la fin de l’année qui précède (de souvenir chez nous, la date de la geekniid est fixé et validé vers octobre)
Rien nous interdit de faire un point dans le premier CA de 2020 ou on ferait le point des événements ou on a été, et faire le choix d’y retourner ou non. et le sujet sera alors traité une fois, et bien en amont de la date limite. Ce qui permet de lancer ton premier point : décider d’un responsable qui gere cet événement jusqu’au bout.

1 « J'aime »