13 novembre - Réunion de lancement d'OctoGônes 11 (2/3/4 octobre 2020)

Coucou tout le monde,

Suite au long débrief d’OG10, il a été décidé de faire une réunion pour lancer la préparation d’OG11 & d’introduire les potentiels/probables nouveaux orgas dans le groupe.
Cette réunion se tiendra à l’AFKbar (Jean Macé), le mercredi 13 novembre 2019.
Le but de cette réunion sera de définir les contours de l’organisation d’OG11 & de la manière de ne pas reproduire les erreurs internes pointées lors du débrief d’OG10.
Cette réunion est publique, & il faudrait dans les plus brefs délais ouvrir des « offres de recrutement » pour avoir des candidats sur les postes non-pourvus. Si ces candidats sont disponibles, leur présence à cette réunion serait une excellente chose.

La réunion se tiendra de 20H00 à 23H00, avec un RdV à partir de 18H00, pour les gens qui auraient envie de participer à un temps informel autour d’une bière ou d’un jeu.

@Edhilion prendra en charge l’animation de la réunion & la délicate gestion des temps de parole.

J’oublie certainement des trucs, mais on les rajoutera au fur & à mesure.

@orgas

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Hello les gens,

Suite à la proposition (en privé) de Taze, et si cela vous convient, je vous propose de venir faciliter la réunion, afin de rester efficaces et que tous puissent s’exprimer.

Je précise que certains d’entre vous ont pu déjà rencontrer ce type d’animation au travail, et n’ont pas envie de le voir dans le cadre associatif. C’est pour cela que je propose, et non que je m’impose. Si des orgas ne veulent que la réunion soit ainsi dirigée, dites-le, je n’en prendrai pas ombrage. :wink:

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Nous serons bien présents avec Stéphane. :wink:

Est-il possible d’envoyer un mail avec le titre approprié, pour donner cette date de rencontre à tous les concernés? Plusieurs partenaires ou responsables m’ont déjà dit pendant OG10 qu’ils ne lisaient plus le forum FAJIRA, pour différentes raisons.
J’ai moi-même manqué la date de debrief annoncée sur le forum, car je me déconnecte quelques jours, lorsque le travail au boulot est chargé.

L’arobase « orgas » remplit cette fonction, mais dans la masse d’informations du forum, cela se noie dedans et n’est plus lisible par moments. Avec un mail, on risque moins que l’info soit perdue et on peut rattraper ceux qui ne lisent plus ici.

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Un mail sera effectivement une bonne chose.
Si possible assez vite (que les gens n’apprennent pas la réunion 48H avant, c’est toujours moins pratique pour s’organiser).
Si possible accompagné d’autre chose, genre une belle annonce bien lisible sur FB, voire sur instagram/twitter/whatsapp/autre truc de djeuns qu’on utilise sans même que je sache que ça existe…

Mais il faudra être sûr de savoir quoi mettre dedans, notamment AMHA nos postes vacants dans l’organigramme. Que les gens sachent pourquoi venir & qu’on ne se retrouve pas avec des bénévoles qui font la masse mais ne viennent pas pour s’impliquer dans l’organisation en amont.

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@SuperTAZE tu peut nous confirme le lieux et l’heure?

Le mail, je ne peux pas l’envoyer. Qui s’en charge et a les données ?

Le FB et instagram, je peux.

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Je confirme l’AKF de 20H à 23H, mercredi 13 novembre, avec accueil à partir de 18H pour ceux qui veulent papoter tranquillou avant la réunion proprement dite.

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@Stephanie_AM.i
Tu fait le post Facebook?

@Mara ou @Gregoire vous pouvez l’envoyer dans la mailing liste bénévole?

POST en WIKI

L’équipe OctoGônes recrute !

La Convention OctoGônes est un événement porté par des associations du Jeu et de l’Imaginaire de la région lyonnaise (réunies au sein de la Fajira) et qui repose entièrement sur du bénévolat. Octogônes 10 c’étaient 7 000 visiteurs (+20%), 25 associations, 70 exposants, 350 bénévoles, 20 pôles sur 9 000m².

OctoGônes grandit et nous avons besoin de renforcer nos équipes ! C’est l’occasion de vivre une aventure humaine et associative intense, riche en contacts et en développement de compétences !

Un « orga » (« foulard jaune » chez nous), c’est une personne qui organise en amont de l’événement ses activités et qui sera en relation avec plusieurs acteurs (bénévoles, associations, exposants, visiteurs, autres orgas, etc…). C’est un poste qui demande pas mal d’investissement en temps tout au long de l’année, afin de préparer les activités de la convention.

L’accueil, les entrées, le « pôle bénévoles », la buvette, les protos (« Jeux de demain ») la famille, les conférences, les ventes goodies, les réseaux sociaux, la salle bénévole, la logistique, le jeu de plateau : tous ces postes sont à pourvoir !

Si tu es intéressé-e, on te donne RDV à l’AFK (52 Rue de l’Université, 69007 Lyon)

Pour la « réunion de lancement OctoGônes 11 »

de 20H à 23H, mercredi 13 novembre,
Accueil à partir de 18H pour un temps plus convivial & détendu avant le lancement de la réunion à 20H.
Tu peux aussi manifester ton intérêt sur notre forum ici, ou juste débarquer à l’AFK sans prévenir.

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Post FB ok pour moi: j’attends pour laisser l’annonce du 6 novembre (soirée bénévoles) prendre sa place sur FB et éviter les confusions. Demain ou ce week-end je dirais ?

Bonjour à tous,

Je ne sais pas si c’est le bon lieu pour poster.
Mais je serais bien intéressé par un poste d’orga (Proto/Jeux de plateaux).
Je vous verrais donc mercredi prochain.

Je me permets aussi de vous faire remarquer la petite coquille sur le nom du bar. C’est bien AFK et non AKF.

Si jamais vous vouliez qu’on discute un peu plus de mes motivations ou autres en amont de la soirée de lancement, je suis dispo en MP.

Merci.

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Coquille corrigée.
L’event FB « réunion lancement OG11 » est créé, ainsi qu’une publication avec la belle image de @LaetitB.

EDIT: et tout le monde partage déjà la publication FB et l’event à fond les ballons… ^^
44 like / 5 commentaires / 21 partages / 3500 personnes touchées / 440 interactions ce matin à 9h30.

Vu qu’on ne participera pas à l’organisation d’OG11 et que donc on ne sera pas à cette réunion, je pense si c’est mieux si c’est quelqu’un d’autre qui fait le mail à benevoles@listes.fajira.org

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Hello,

je serai présent… je serai motivé par la reprise de la partie Proto/JDD pour faire suite à Florent.

David

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ok merci! J’ai envoyé le mail via cette adresse.

Hello les @orgas.

Est-ce qu’il serait possible d’avoir :

  • le debrief de OG10, afin de pouvoir me remettre dans le contexte global ?
  • les attentes claires de cette réunion (ex. solutions aux problèmes, organisation des pôles, budgets, définitions du thème ou autres) afin que je puisse préparer des ateliers en conséquence ?

De plus, quels sont les moyens techniques mis à disposition par l’AFK Bar ? Projo ? Privatisation ? Etc.

Enfin, et afin que nous soyons totalement clairs et transparents, je ne laisserai pas les débâts autour d’un pôle précis arriver lors de cette réunion sauf s’il sagit d’un problème finalement global à l’ensemble de l’organisation. Les évolutions à mener en interne à un pôle doivent être abordées en interne à ce pôle.

Et surtout, est-ce qu’il y a le réseau dans le bar OU est-ce qu’il y a des orgas qui n’ont pas de smartphone ?

Des bisous. :smiling_face_with_three_hearts:

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Ah, aussi, bêtement combien est-ce qu’on attend de personnes environ ?
Parce que je me doute qu’on ne sera pas 82 (81 sur le tag orgas et moi)…

A defaut de poursuivre (ce que je comprends bien) ca serait cool si vous pouviez donner quelques tuyaux aux nouveaux arrivants quand même :slight_smile:

Ben on sera disponible pour répondre aux nouveaux orgas, mais je pense pas que ça soit nécessaire qu’on vienne le 13.

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Bizarrement, je suis moyennement d’accord avec ça . Le but est de recruter les gens, pas de les envoyer dans un piège. Il faut aborder le sujet . Qui plus est, je crois savoir que cette reunion est plutot a base de « a OG10 j’ai eu ca comme problème, comment on peut le resoudre ».

L’un des principaux retours de OG10 a été le « cloisonnement » des poles. Ta phrase encourage clairement a le continuer et non a l’entraide inter-pôles . Mais bon ça reste que mon avis.

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Je vais préciser ma pensée.
Dans un but d’efficacité, il serait bon qu’une réunion dont le cadre « semble être » global et inter-pôles (tel que j’ai compris la présentation de Taze) reste sur ce cadre.

Ce qui ne veut pas dire que des orgas du pôle A n’ont pas le droit d’aider les orgas du pôle B. Bien au contraire. Je préfère juste faire la différence entre (exemples fictifs) :

  • au pôle figurines, c’était le bordel sur le stand d’accueil, et le bénévole était pas sympa pour un sou (PS : c’était moi :stuck_out_tongue: ) : rien à faire dans cette réunion
  • au pôle figurines, on s’est retrouvé à devoir surveiller nous-mêmes les issues de secours de la convention, qui n’était jamais fermées : carrément pertinent

Dans mon premier exemple, les autres orgas peuvent être utiles et donner des conseils en tant que personnes, pour un problème interne au groupe. Ils peuvent le faire sans mettre dans la boucle les 15 autres orgas (que ça n’intéresse pas forcément). Dans mon second, c’est bien en tant qu’orgas qu’ils peuvent intervenir sur le sujet.

Suis-je plus clair ainsi dans mon propos @Mathieu_Yami ?